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La check-list pour organiser son déménagement professionnel

C’est décidé, votre entreprise déménage. Pour que tout se passe au mieux, il est important de vous organiser. Chaque étape vous permettra de ne rien oublier et d’être serein tout au long des procédures à mettre en place. Voici une check-list qui va vous faciliter la vie pour un déménagement qui se passera dans le calme.

 

Organisation avant tout

Un déménagement se prépare à l’avance pour que tout le monde puisse s’organiser. Le planning sera rigoureux pour que tout se passe bien. Pensez à faire une liste la plus précise possible pour ne pas oublier une seule étape.

 

6 mois avant le déménagement professionnel

La première chose à faire est de fixer la date de votre déménagement puis de prévenir votre bailleur de votre futur déménagement par lettre recommandée avec accusé de réception.

En réalisant un cahier des charges et un plan d’organisation d’entrepôt pour votre futur local, vous pourrez y voir plus clair.

 

3 mois avant le déménagement professionnel

Commencez à prospecter les entreprises de déménagement. Il est temps, de mettre en place un budget prévisionnel pour votre futur transfert. Une fois, votre entreprise de déménagement choisie, faire une demande d’autorisation de stationnement auprès de la mairie de vos futurs locaux est indispensable. Vous pouvez préciser si besoin de matériels pour la signalétique et de barrière de sécurité.

Prévenez vos employés et étudiez les contrats de travail avec eux. Soyez à leur écoute en les intégrant dans le processus de déménagement. Nommez un responsable qui mettra en place les procédures pour que le déménagement se passe bien. Il sera, aussi, le relais entre la hiérarchie, les employés, les clients et les fournisseurs.

 

Organiser son déménagement professionnel n’est pas de tout repos et demande une organisation aux petits oignons.  Pensez à faire un état des lieux de vos locaux afin de pouvoir effectuer les travaux nécessaires si besoin.

Si vous ne savez pas où stocker vos meubles, pensez aux solutions de self storage pour entreprises. Elles sont nombreuses sur le marché et certaines comme Homebox sont adaptées aux professionnels

 

2 mois avant le déménagement professionnel

Il est temps de faire tous les travaux de rénovation de vos locaux. Installez une routine pour emballer tout le matériel qui ne servira plus et de présenter les nouveaux locaux à vos salariés.

 

1 mois avant le déménagement professionnel

Ce sera le moment de faire un gros tri dans vos documents et archives de votre société. Soyez informé des travaux en cours dans vos futurs locaux et faites installer toutes les lignes internet et téléphonique.

Pour ne pas vous retrouver sans eau ni électricité, mettez les en service. Le délai d’intervention, selon le moment de l’année, peut aller jusqu’à 15 jours.

Il vous faudra aussi faire tous les changements d’adresse et d’administratif. Continuez à faire les cartons en les nommant pour une organisation optimale dans les futurs locaux.

 

15 jours avant le déménagement professionnel

Vous pouvez souscrire une assurance habitation professionnelle pour vos futurs bureaux. Prévenez aussi le délégataire du service public de l’eau de votre arrivée. Prenez le temps d’informer tous vos employés du déroulement du déménagement. Finissez les derniers cartons.

Mettez en place les prestations de nettoyage des locaux et d’inventaire de votre parc informatique. Choisissez vos nouvelles cartes de visite et donnez votre nouvelle adresse à vos clients et fournisseurs. Faites le changement de celle-ci auprès de la poste pour le suivi du courrier.

 

La veille du déménagement professionnel

Relevez l’index de vos compteurs pour résilier vos contrats d’énergie. Vérifiez que tous les employés ont bien fait leurs cartons et qu’ils connaissent la nouvelle adresse des futurs locaux. Checker la liste des choses à faire pour le déménagement, que tous les bureaux sont bien vides, armoires y comprises.  Profiter de faire une belle fête d’inauguration de vos nouveaux bureaux.

 

Le jour du déménagement professionnel

Préparez une trousse de secours en cas de petits bobos fréquents lors d’un déménagement. Il est temps de faire l’état des lieux de sortie pour récupérer votre dépôt de garantie. Désignez un responsable déménagement sur les anciens locaux et les nouveaux bureaux pour palier tous soucis de dernières minutes.

Vous pouvez mettre en place les bureaux et parc informatique dans votre nouveau local.

Après le déménagement, vérifiez que tout est bien installé et opérationnel. Complétez les derniers changements d’adresse. Contacter votre société de déménagement s’il y a eu des dégâts matériels ou des dégradations.